Engagement envers la protection de la vie privée
Depuis toujours, IRYS se consacre à la protection et au respect de la confidentialité des informations personnelles en sa possession. C’est pour cette raison que, à travers cette Politique, nous avons l’intention de protéger ces éléments en conformité avec les lois en vigueur. Les pratiques de gestion de la confidentialité d’IRYS sont contrôlées par les procédures concernant le traitement des données personnelles en vertu de la loi sur la protection des informations personnelles dans le secteur privé, ainsi que par les normes provinciales et fédérales pertinentes. IRYS collecte, emploie, communique, garde et élimine les informations personnelles uniquement dans l’objectif de proposer des services d’assistance, de santé et de recrutement de qualité supérieure. Pour les besoins de cette politique, nous définissons « renseignements personnels » comme toute information relative à une personne identifiable ou capable d’être identifiée.
Responsabilité
Chaque membre du personnel chez IRYS s’engage à préserver la confidentialité des informations personnelles. Le respect des lois sur la protection des renseignements personnels et des pratiques d’IRYS en matière de protection de la vie privée est assuré par notre directrice des affaires contractuelles et conformité, qui agit également en tant que responsable de la protection de la vie privée. Cependant, il est impératif que tous les employés d’IRYS respectent la confidentialité des informations auxquelles ils ont accès lors de l’exercice de leurs responsabilités. Afin d’accomplir cela, l’ensemble du personnel d’IRYS est formé sur nos politiques et procédures de gestion de la protection de la vie privée ainsi que sur les pratiques acceptables qui y sont liées.
Le présent document sera modifié par IRYS si nécessaire, lorsque des lois concernant la protection de la vie privée ou les meilleures pratiques qui y sont associées seront modifiées.
Quels types de renseignements recueillons-nous et dans quel but ?
Que ce soit en tant que client ou employé, le personnel d’IRYS ne vous sollicitera que les informations que nous estimons indispensables pour vous offrir les services demandés. Ces informations ne sont pas collectées de façon arbitraire. Nous examinons régulièrement nos méthodes afin de garantir leur légitimité.
À titre d’exemple, lorsqu’il s’agit de services de soutien à domicile, nous collectons des informations sur votre état de santé global et votre aptitude à accomplir les tâches quotidiennes pour mieux évaluer les services de soutien que nous pourrions vous proposer. Afin de vous offrir des prestations, nous avons la possibilité de vous poser des interrogations précises afin de déterminer comment vous vous êtes débrouillé chez vous en tenant compte de votre état de santé actuel. L’objectif de ces questions est d’assister dans la création d’un plan de soins ou dans la mise en œuvre de ressources pour préserver votre autonomie à domicile.
En tant que postulant utilisant les services d’IRYS, il est nécessaire que vous nous fournissiez certaines informations pour que nous puissions vous fournir le meilleur service possible. Outre vos coordonnées, votre langue de prédilection, votre date de naissance (la date de naissance est recueillie uniquement lorsque des vérifications des antécédents liés à l’emploi doivent être effectuées), votre CV, une description de vos préférences et disponibilités, ainsi que d’autres informations nécessaires pour votre dossier de travailleur.
Si, à un certain moment, nous nécessitons d’autres informations ou des informations supplémentaires à des fins autres que les services demandés, nous vous contacterons et solliciterons votre consentement.
Notre équipe fera tout ce qui est en notre pouvoir pour garantir que tous les renseignements personnels sont précis, complets et à jour, afin de vous offrir les services adéquats. Nous sollicitons votre assistance à ce sujet ; veuillez nous faire part de toute modification des informations concernant les soins dont vous avez besoin.
Votre consentement
Nous nous engageons à obtenir le consentement d’un individu avant de collecter ses informations personnelles. Ce consentement peut être explicite ou implicite, et peut être donné directement par la personne concernée ou par son représentant autorisé.
Nous privilégions le consentement explicite, qui peut être fourni de manière verbale, électronique, par l’inscription d’un profil sur notre site web, ou par écrit. Cependant, le consentement implicite peut également être raisonnablement déduit par l’action ou l’inaction d’une personne. Par exemple, fournir un nom et une adresse pour recevoir une publication, ou un nom et un numéro de téléphone pour poser une question, constitue un consentement implicite à la collecte de données personnelles.
Pour déterminer le type de consentement approprié, nous tenons compte de la sensibilité des informations en question, des objectifs de la collecte et des attentes raisonnables d’une personne dans une situation similaire.
Si nous souhaitons utiliser les informations personnelles à de nouvelles fins, nous expliquerons clairement cette utilisation et demanderons de nouveau le consentement.
Vous avez la possibilité de retirer votre consentement, partiellement ou totalement, à tout moment, en nous en informant par écrit. Le personnel d’IRYS se chargera de vous informer des conséquences d’un tel retrait.
Comment utilisons-nous les renseignements personnels ?
Vos renseignements personnels sont strictement utilisés dans le but de vous offrir les services que vous avez sollicités. Pour nos clients, ces informations ne sont partagées qu’avec les personnes directement impliquées dans vos soins, excluant toute personne non autorisée selon vos choix. Pour les travailleurs, IRYS utilise vos données personnelles afin d’évaluer vos qualifications, préférences et disponibilités, afin de vous proposer les meilleures opportunités de travail. Cela nous permet aussi de répondre aux demandes d’informations de nos clients, de gérer les services de paie et de procéder aux vérifications de vos antécédents judiciaires lorsqu’il est nécessaire.
De plus, il est possible que vos informations soient examinées dans le cadre de nos audits et de nos démarches d’amélioration de la qualité. Dans ces situations, les activités se déroulent de manière à garantir l’anonymat des personnes concernées. Ces processus sont essentiels à notre système de gestion de la qualité et nous aident à surveiller notre performance tout en nous permettant d’améliorer continuellement nos services. Nous souhaitons également souligner que nous ne divulguons JAMAIS les noms de nos clients ou de nos travailleurs à des tiers à des fins commerciales. En d’autres termes, nous ne vendons, n’échangeons ni ne louons vos renseignements personnels.
À qui communiquons-nous les renseignements personnels ?
Pour les clients
Au moment de votre inscription chez IRYS et lors de la signature de la convention de service, nous vous expliquerons avec précision les personnes avec qui nous pourrions partager vos informations personnelles. Il est important de noter que l’ensemble des employés d’IRYS n’a pas accès à vos données personnelles simplement parce qu’ils travaillent pour notre entreprise et que vous êtes notre client. Vos informations ne sont transmises qu’aux personnes directement impliquées dans la gestion de votre dossier. De plus, au début de la prestation de services ou à tout moment par la suite, vous avez la possibilité de nous indiquer si vous ne souhaitez pas que vos informations personnelles soient communiquées à un tiers, que ce soit en totalité ou en partie.
Pour les travailleurs
Dans le cadre de nos activités habituelles, IRYS est amenée à partager vos informations personnelles avec nos clients lorsque nous évaluons un potentiel de placement. En tant que demandeur d’emploi, vous attendez de notre part que nous communiquions ces informations. Nous fournirons vos données uniquement si une offre d’emploi correspondant à vos intérêts se présente, et nous ne transmettrons que les informations nécessaires pour permettre une prise de décision éclairée concernant votre candidature.
De plus, nous sommes susceptibles de partager des informations avec nos sociétés affiliées, partenaires, entrepreneurs ou autres entités (que nous désignons collectivement comme « représentants ») que nous engageons pour offrir des services de recrutement complets. Cependant, nous nous engageons à ne transmettre que les informations essentielles à l’exercice des fonctions déléguées à ces représentants. Chaque accord conclu stipule clairement l’obligation de ces derniers de protéger vos informations personnelles et de respecter les lois en vigueur sur la protection de la vie privée et des données personnelles.
À quel endroit et combien de temps conservons-nous les renseignements personnels ?
IRYS est soumis à des règles rigoureuses en matière de protection des renseignements personnels. Conformément aux exigences légales, l’entreprise doit conserver les informations relatives à ses clients et employés pendant des durées spécifiques. Ces périodes varient selon le type d’information et son utilisation. Par exemple, les dossiers médicaux doivent être conservés pendant au moins 10 ans après la dernière intervention, tandis que les informations financières peuvent être conservées pendant 7 ans à compter de la date de clôture du compte. IRYS s’engage fermement à respecter ces obligations légales afin d’assurer la confidentialité et la sécurité des données personnelles.
Les renseignements personnels sont principalement conservés dans les villes où IRYS dispose de bureaux ou d’installations, ainsi que dans celles où Amazon Web Services (AWS) héberge les serveurs contenant les données collectées. Nous tenons à jour des enregistrements des dossiers afin de pouvoir les récupérer en cas de besoin. Une fois la période de conservation révolue, les informations personnelles sont détruites. Seules des statistiques ou des rapports contenant des données dépersonnalisées et anonymisées pourront être conservés pour des durées prolongées.
Dans certaines situations, les dossiers générés par IRYS peuvent être gérés par d’autres entités de soins de santé, telles que des programmes gouvernementaux, des établissements de santé ou des groupes menant des études cliniques. Dans de tels cas, ces organismes appliqueront leurs propres politiques de conservation, et les demandes d’accès à ces informations seront adressées directement à eux.
Mesures de sécurité
IRYS considère les renseignements personnels comme des données hautement confidentielles et a mis en œuvre plusieurs mesures de sécurité pour assurer leur protection.
En raison de la nature de nos activités, les informations sont conservées de diverses manières chez IRYS. Elles peuvent être stockées électroniquement, sous forme de dossiers papier, et notre personnel a également accès à ces données.
Tous nos employés reçoivent une formation sur nos pratiques de protection de la vie privée dès leur embauche, durant laquelle ils signent un accord de confidentialité et un engagement à éviter les conflits d’intérêts. Ils bénéficient également d’une formation continue et sont tenus informés de nos procédures de protection de la vie privée par le biais de nos canaux de communication internes.
Les informations auxquelles notre personnel a accès sont considérées comme confidentielles. Nos employés ne les utilisent que dans le cadre de leurs fonctions et ne les divulguent à aucun tiers. En cas de demande de renseignements sur un client d’IRYS, un membre du personnel ne répondra pas directement et orientera la demande vers son supérieur.
Les données personnelles stockées électroniquement sont protégées par des pare-feu, des logiciels de cryptage, ainsi que par des identifiants et des mots de passe qui régulent l’accès aux informations. Les dossiers papiers, quant à eux, sont gardés dans des locaux sécurisés au siège social, accessibles uniquement au personnel autorisé. En dehors des heures d’ouverture, ces dossiers sont conservés dans des zones verrouillées.
De plus, la signature des courriels inclut une mention de confidentialité précisant les démarches à suivre en cas de réception d’un message par erreur. Si un courriel ou une télécopie est envoyé à un destinataire inapproprié, ce dernier est invité à contacter le responsable de la protection de la vie privée d’IRYS.
IRYS attache une grande importance à la sécurité de vos renseignements personnels et s’engage à les traiter conformément aux normes et standards de l’industrie, uniquement aux fins pour lesquelles ils ont été collectés, comme précisé dans cette politique ou dans un avis spécifique. Cependant, il est important de noter qu’une sécurité absolue ne peut être garantie en raison des limites inhérentes aux transmissions via Internet. Les renseignements que vous nous transmettez le sont donc à vos propres risques.
Utilisation des témoins et technologies similaires
IRYS se réserve le droit d’utiliser diverses technologies telles que des cookies, des balises Internet, des pixels invisibles et des fichiers journaux pour recueillir certaines informations personnelles concernant les visiteurs de nos sites web, ainsi que les destinataires de nos infolettres, invitations et autres communications. Les cookies sont de petites informations envoyées par le serveur au navigateur lors de votre visite sur nos sites, permettant ainsi d’identifier de manière unique votre session en cours. Ces données peuvent inclure des éléments comme votre adresse IP, le type et la version de votre navigateur, les pages que vous consultez, ainsi que l’heure et la date de votre visite, le temps passé sur chaque page et d’autres statistiques.
Les cookies ont notamment pour but de conserver l’historique de votre navigation afin d’améliorer votre expérience en ligne. Il est essentiel de noter que l’activation des cookies peut, selon votre configuration, permettre à d’autres serveurs d’installer leurs propres cookies sur votre appareil. Vous avez la possibilité de paramétrer votre navigateur pour qu’il vous avertisse de la présence de cookies, vous offrant ainsi le choix de les accepter ou non.
Veuillez également être conscient que notre site peut contenir des liens vers des sites tiers. Dans ce cas, notre politique de confidentialité ne s’applique plus une fois que vous quittez notre site, et IRYS ne peut être tenu responsable de la collecte ou du traitement des informations personnelles par ces tiers ou via ces plateformes externes.
Vous avez le droit de consulter vos renseignements personnels
Si vous souhaitez consulter vos informations personnelles ou obtenir une copie de votre dossier, que ce soit en totalité ou en partie, vous pouvez en faire la demande par écrit auprès du siège social d’IRYS. Vous avez également le droit de demander une correction si vos informations s’avèrent inexactes. Nous nous tenons à disposition pour aider toute personne qui aurait besoin d’assistance pour rédiger sa demande d’accès à ses renseignements personnels.
Veuillez noter qu’il se peut que nous devions collecter des informations supplémentaires afin de valider l’identité et l’autorité de la personne formulant la demande. Cela nous permet de garantir que seules les personnes habilitées à accéder à vos informations le peuvent. Ces renseignements supplémentaires seront exclusivement utilisés dans le cadre de la vérification de la demande d’information.
Des frais raisonnables peuvent être appliqués pour la recherche ou la copie des dossiers, selon la nature de la demande. N’hésitez pas à nous contacter si vous avez des questions concernant ces frais.
IRYS s’efforce de répondre à toutes les demandes d’accès aux informations personnelles dans un délai de 30 jours. Toutefois, certaines demandes peuvent être soumises à des restrictions ou être refusées. Les motifs de refus peuvent inclure, entre autres, le fait que les informations demandées soient confidentielles et exclusives, que leur divulgation puisse porter atteinte à la vie privée d’autrui, ou qu’elle soit interdite par la loi. Nous nous réservons également le droit de ne pas divulguer certaines informations si nous estimons qu’un préjudice pourrait en découler.
En cas de refus d’une demande d’accès, nous vous informerons des raisons de ce refus, ainsi que des éventuelles voies de recours qui s’offrent à vous.
Vous avez le droit de demander l’effacement de vos données
La politique de confidentialité d’IRYS est conçue pour respecter votre droit à l’oubli, en vous permettant de demander l’effacement de vos données personnelles. Vous avez le droit de solliciter IRYS pour qu’elle mette fin à la diffusion de vos informations personnelles.
Dans les situations où cette diffusion pourrait vous porter préjudice ou violer une décision de justice, vous êtes également en droit de demander la désindexation de tous les liens associés à votre nom.
Pour faire une demande, veuillez écrire au responsable de la protection de la vie privée en fournissant les informations suivantes :
– Les données personnelles concernées par votre demande.
– Les raisons qui justifient l’effacement ou la désindexation de ces informations.
– Toute preuve ou documentation pertinente qui pourrait soutenir votre demande.
Le responsable de la protection de la vie privée examinera votre requête dans un délai raisonnable et en évaluera la validité selon les critères établis par la législation en vigueur. Si votre demande est jugée fondée, des mesures appropriées seront prises pour supprimer ou désindexer les informations concernées dans un délai raisonnable. En revanche, si votre demande est considérée comme non valide, le responsable vous fournira une explication écrite détaillant les motifs du rejet.
Il est important de noter que le droit à l’oubli n’est pas absolu et doit être mis en balance avec le droit à la liberté d’expression et à l’information. Par conséquent, les demandes de suppression ne seront acceptées que si les informations concernées ne présentent pas un intérêt public légitime ou ne sont pas liées à des activités criminelles.
Enfin, sachez que la suppression ou la désindexation des informations ne garantit pas leur effacement complet d’internet, car il pourrait exister d’autres sources ou copies de ces informations en dehors du contrôle d’IRYS.
Si vous avez besoin de plus d’informations, ou si vous avez des questions ou des préoccupations concernant IRYS et ses pratiques en matière de protection de la vie privée
Les personnes souhaitant déposer une plainte, poser une question ou exprimer une préoccupation ou un compliment concernant IRYS et sa gestion des renseignements sont invitées à nous contacter. Une enquête rigoureuse sera menée dans chaque situation, et si la plainte ou la préoccupation se révèle fondée, des mesures correctives appropriées seront mises en œuvre. Cela pourrait inclure une révision des politiques et pratiques en cours. Nous nous engageons à communiquer les actions entreprises dans notre réponse à l’individu ayant formulé la plainte ou la préoccupation, dans un délai de 30 jours.
Tout le personnel d’IRYS est impérativement tenu de garantir la confidentialité de vos renseignements personnels. Si vous avez des questions ou des préoccupations à ce sujet, ou si vous souhaitez en savoir plus sur nos politiques et pratiques en matière de gestion et de traitement des renseignements personnels, n’hésitez pas à contacter notre équipe. Dans le cas où vos inquiétudes concernant la protection de votre vie privée ne seraient pas résolues à votre satisfaction, ou si vous désirez davantage d’informations, votre demande sera transférée à la responsable de la protection de la vie privée d’IRYS.
Vous pouvez joindre directement la responsable de la protection de la vie privée d’IRYS par courriel à i.simo@irys-sante.com, par téléphone au 1-514-654-8722.
De plus, vous avez le droit de contacter le commissariat à la protection de la vie privée de votre province si vous le jugez nécessaire. Nous mettrons tout en œuvre pour résoudre vos préoccupations et vous assisterons dans vos démarches auprès du commissariat à la protection de la vie privée si vous le souhaitez.